Lễ tân là gì?– Nhiệm vụ và vai trò của lễ tân trong môi trường khách sạn không chỉ giới hạn ở việc chào đón, thực hiện quy trình check-in và check-out cho khách. Trái lại, bộ phận này thực sự đảm nhận một loạt các nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng khác ngoài việc đơn thuần tiếp đón.
Lễ tân là gì
Để hiểu rõ hơn về sự đa dạng của công việc lễ tân là gì trong ngành khách sạn, Diachiamthuc.vn sẽ khám phá chi tiết hơn trong bài viết này.
Contents
|
Chủ đề |
Lễ Tân là gì |
|
Kĩ năng |
Kỹ năng giao tiếp xuất sắc, khả năng quản lý thời gian, và sự linh hoạt trong xử lý tình huống. |
|
Vai trò |
Lễ tân chịu trách nhiệm chào đón và tạo ấn tượng tích cực đầu tiên cho khách hàng, ảnh hưởng lớn đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp. |
|
Đánh giá |
Đánh giá hiệu suất của lễ tân có thể dựa trên khả năng giao tiếp, độ hài lòng của khách hàng, và sự giải quyết vấn đề. |
Lễ tân
1. Chức Năng, Vai Trò Của Lễ Tân Khách Sạn
– Lễ tân đóng vai trò quan trọng như một gương mặt đại diện của khách sạn, đóng vai trò như một liên kết quan trọng giữa khách hàng và các bộ phận khác trong tổ chức, với mục tiêu đáp ứng và làm hài lòng mọi nhu cầu của khách khi họ lưu trú tại khách sạn.
– Xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng từ thời điểm trước khi họ đến lưu trú cho đến khi họ rời khách sạn.
– Chịu trách nhiệm trong việc liên lạc, hỗ trợ và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng.
Chức Năng, Vai Trò Của Lễ Tân Khách Sạn
– Tương tác chặt chẽ với các bộ phận khác để thông tin về chương trình khuyến mãi và quảng cáo của khách sạn được cung cấp và cập nhật đến khách hàng.
– Hợp tác với bộ phận Đặt phòng và Buồng phòng để đảm bảo kiểm soát hiệu quả tình trạng của các phòng.
– Tối ưu hóa doanh thu từ việc kinh doanh phòng trong khách sạn.
2. Nhiệm Vụ Của Lễ Tân Khách Sạn
Nhiệm vụ của lễ tân được thực hiện theo quy trình cụ thể và được phân chia thành bốn giai đoạn khác nhau. Đầu tiên là giai đoạn trước khi khách đến khách sạn, sau đó là giai đoạn khách đã đến và thực hiện thủ tục nhận phòng. Tiếp theo là giai đoạn khách lưu trú tại khách sạn, và cuối cùng là giai đoạn khách làm thủ tục thanh toán và rời khách sạn. Các nhiệm vụ cụ thể mà lễ tân phải thực hiện bao gồm:
– Chào đón và hỗ trợ khách hàng trong quá trình check in và check out.
– Nhận biết khách hàng thân thiết và khuyến khích họ đăng ký thành viên.
– Khích lệ khách nâng cấp loại phòng để tối đa hóa doanh thu từ phòng.
– Quản lý và phân phối phòng cho khách theo yêu cầu.
– Cung cấp thông tin về các dịch vụ nội và ngoại vi của khách sạn.
– Tiến hành bán phòng và các dịch vụ khác của khách sạn.
Nhiệm Vụ Của Lễ Tân Khách Sạn
– Tiếp nhận đặt phòng, xử lý thông tin về trả phòng và nhận phòng sớm – muộn.
– Thực hiện đăng ký tạm trú và tạm vắng cho khách.
– Tạo và duy trì hồ sơ cá nhân cho mỗi khách hàng.
– Tiếp nhận và giải quyết mọi phàn nàn từ phía khách hàng.
– Theo dõi, cập nhật và tổng hợp chi phí liên quan đến dịch vụ khách hàng.
– Thực hiện thanh toán và tiễn khách khi khách rời đi.
– Đóng góp vào các hoạt động quảng cáo và tiếp thị của khách sạn.
– Tham gia vào công tác an ninh và an toàn tại khách sạn.
Làm lễ tân là làm gì
3. Mô Tả Công Việc, Vai Trò Các Chức Danh Khác Thuộc Bộ Phận Lễ Tân Khách Sạn
Dưới đây là mô tả về công việc, vai trò và chức danh thuộc bộ phận lễ tân của khách sạn
3.1 Trưởng Bộ Phận Lễ Tân
- Xây dựng và triển khai kế hoạch thực hiện các công việc của bộ phận lễ tân.
- Giao việc một cách rõ ràng cho các giám sát và nhân viên thuộc bộ phận.
- Kiểm tra giá phòng khách trên hệ thống, đảm bảo rằng thông tin được cập nhật chính xác theo các chương trình khuyến mãi và thời kỳ cao điểm.
- Thường xuyên đánh giá trang phục, thái độ làm việc và ứng xử của nhân viên.
- Đẩy mạnh, theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên trong bộ phận.
- Xây dựng và triển khai kế hoạch thực hiện các công việc của bộ phận.
- Hỗ trợ nhân viên trong xử lý những yêu cầu khó khăn từ phía khách hàng, đặc biệt là những vấn đề mà nhân viên cấp dưới không thể giải quyết được.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và hợp tác với các bộ phận liên quan để triển khai.
- Trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn, tuyển chọn, và thương lượng điều kiện làm việc cho nhân viên mới.
- Xây dựng và tổ chức kế hoạch triển khai các khóa đào tạo và nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho các nhân viên thuộc bộ phận.
Trưởng Bộ Phận Lễ Tân
3.2 Giám Sát Lễ Tân
– Lên kế hoạch làm việc cho nhóm nhân sự trong bộ phận.
– Thực hiện giám sát hàng ngày tại khu vực tiền sảnh để đảm bảo rằng nhân viên trong bộ phận tuân thủ các tiêu chuẩn khách sạn.
– Điều hành quá trình thực hiện các bước check-in, check-out và quản lý doanh thu.
– Kiểm tra và đảm bảo rằng mọi dịch vụ được thực hiện theo quy trình đúng đắn.
– Tiếp nhận chuyển giao từ ca trước, bao gồm chìa khóa tổng, chìa khóa két, thiết bị mở khóa phòng, và sổ nhật ký lễ tân để tiếp tục công việc chưa hoàn thành.
– Tổ chức lịch trực sao cho đảm bảo không ảnh hưởng đến quá trình đón tiếp và phục vụ khách trong thời gian nghỉ giữa ca làm việc.
– Cập nhật thông tin về khách VIP và đoàn hàng ngày để phân bổ phòng phù hợp với yêu cầu cụ thể.
– Kiểm tra trực tiếp quá trình chuẩn bị phòng cho khách VIP và đảm bảo rằng mọi yêu cầu đều được đáp ứng.
– Tổ chức các buổi đào tạo và bồi dưỡng để nâng cao kỹ năng và hiểu biết nghề nghiệp của nhân viên trong bộ phận.
– Nhận thông tin về các yêu cầu đặc biệt và phản hồi từ khách, sau đó phối hợp với các bộ phận liên quan để đáp ứng.
– Ghi lại chi tiết của mọi phàn nàn và biện pháp giải quyết vào sổ nhật ký giám sát để ngăn chặn sự tái diễn của những vấn đề tương tự trong tương lai.
Giám Sát Lễ Tân
3.3 Lễ Tân Ca Đêm
– Kiểm tra danh sách khách đang lưu trú trong ngày.
– Thực hiện quy trình đăng ký tạm trú cho khách qua Internet với cơ quan chức năng địa phương.
– Hoàn tất các công việc chưa được thực hiện từ ca trước.
– Giám sát khu vực sảnh để đảm bảo an ninh và an toàn của khách sạn; nếu phát hiện vấn đề đáng chú ý, ngay lập tức thông báo cho nhân viên an ninh.
– Kiểm tra danh sách khách cần thực hiện check-in hoặc check-out muộn để chuẩn bị các thủ tục và hồ sơ cần thiết.
– Xác minh các yêu cầu báo thức từ các ca trước.
– Thiết lập hẹn giờ báo thức theo yêu cầu của khách.
– Hợp tác với đội ngũ lái xe/bellman để chuẩn bị xe hoặc gọi taxi cho khách.
– Hỗ trợ cung cấp số liệu và chứng từ cần thiết cho quá trình kiểm toán đêm.
– Tổng hợp và chuyển giao số tiền thu được trong ca làm việc cho nhân viên chuyên nghiệp của khách sạn.
– Ghi chép công việc chưa hoàn thành, yêu cầu và thông tin quan trọng từ khách vào sổ giao ca để nhân viên lễ tân ca sáng có thể xử lý.
– Kết thúc ca làm việc bằng việc chuyển giao nhiệm vụ cho nhân viên lễ tân ca sáng tiếp theo trước khi rời khỏi.
Lễ Tân Ca Đêm
4. Lời kết
Dưới đây là một bài viết khám phá về vai trò, nhiệm vụ, và chức năng của bộ phận lễ tân là gì trong ngành khách sạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết Của chúng tôi. Để biết thêm những thông tin hấp dẫn và thú vị khác hãy theo dõi Diachiamthuc.vn nhé!
5. Những câu hỏi thường gặp về lễ tân là gì
Nghề lễ tân là gì và vai trò chính của lễ tân là gì trong môi trường làm việc?
Nghề lễ tân là ngành nghề liên quan đến giao tiếp và tiếp đón khách hàng hoặc người dùng dịch vụ. Vai trò chính của lễ tân là tạo ra một ấn tượng tích cực và chuyên nghiệp thông qua việc đón tiếp, hướng dẫn và giải đáp thông tin cho khách hàng.
Những kỹ năng cần thiết để làm lễ tân hiệu quả là gì Diachiamthuc.vn?
Kỹ năng giao tiếp xuất sắc, kiến thức vững về sản phẩm hoặc dịch vụ, khả năng giải quyết vấn đề, sự linh hoạt và lòng nhân ái là những yếu tố quan trọng để trở thành một lễ tân hiệu quả.
